Processo de Aprovação de Alçada

Processo de Aprovação de Alçada








Group Shopping Financeiro disponibiliza o processo de aprovação de alçada nas rotinas de contas a pagar. Para utilização é necessário configurar e parametrizar o sistema.


Configuração do Sistema 


Acesse o menu Arquivo > Configuração do sistema > aba Cheques/Pgto e marque o parâmetro Utiliza aprovação de alçada


Ao marcar o parâmetro Utiliza aprovação de alçada o sistema emitirá um alerta informando que deve ser definida a data de início da aprovação. 




A partir da data informada, todas as contas que forem lançadas no sistema deverão passar pelo processo de aprovação de alçada. Informe a data desejada e clique no botão OK.





Configuração dos Grupos de Acesso


O menu de aprovação de alçada foi criado nos grupos de acesso do sistema. Por default, todos os grupos estão com permissão total em todo o menu. É necessário realizar as configurações de acordo com as devidas permissões de cada grupo.


Acesse o menu Arquivo > Usuários > Cadastro > Grupos de Acesso.




Para cada grupo é necessário definir as permissões de acesso aos menus de aprovação de alçada. Esses menus estarão disponíveis dentro do módulo de Contas a Pagar do Group Shopping.




ATENÇÃO: Por default, as novas opções de menu criadas no Group Shopping aparecem com acesso liberado a todos os grupos. É responsabilidade do administrador do sistema alterar as permissões conforme necessidade de cada grupo.


Configuração do Cadastro de Usuários 


Com o sistema configurado para utilizar aprovação de alçada, fica disponível nas configurações de cada usuário um parâmetro para definir se o usuário tem permissão de aprovar os pagamentos das contas.


Para autorizar um usuário acesse o menu Arquivo > Usuários > Cadastro. Selecione o usuário desejado e na aba Permissões, marque o parâmetro Permitido autorizar pagamentos (Modelo Novo).


Após parametrização o usuário está disponível para ser incluído no processo de aprovação de alçada.




Cadastro de Níveis 


Estarão disponíveis 10 níveis de aprovação para serem utilizados na configuração do processo de aprovação de alçada. Porém, esses níveis podem ser editados conforme necessidade do usuário. 


Para editar um nível acesse no módulo de Contas a Pagar. No menu Tabelas > Aprovação > Cadastro de Nível selecione um nível através do binóculo.


Todos os níveis estarão com a opção Ativo desmarcada. Para que o nível possa ser utilizado marque essa opção. O único campo editável no cadastro de nível é a Descrição. Caso queira editá-la, altere o texto e clique em Gravar.




Cadastro de Níveis de Aprovação 


Após ativar os níveis de aprovação é necessário realizar o cadastro dos níveis de aprovação. Para isso, no módulo de Contas a Pagar, acesse o menu Tabelas > Aprovação > Nível de Aprovação e clique em Novo. Selecione um nível e informe uma descrição para o nível de aprovação.




Marque os perfis de acesso que devem fazer parte do nível de aprovação e clique em Gravar.




ATENÇÃO ÀS REGRAS:


  • Se o cadastro estiver atrelado a algum processo de aprovação de alçada, o nível e os perfis de acesso não poderão ser alterados ou excluídos;
  • Poderão ser adicionados em um mesmo nível, um ou mais perfis de acesso;
  • Não é obrigatório atrelar o nível a um perfil de acesso.


Cadastro de Aprovação Fluxo/Perfil 


É necessário definir no sistema o fluxo de aprovação das contas a pagar. A seguir, serão definidos os passos para cadastro do fluxo/perfil


No módulo de Contas a Pagar, acesse o menu Tabelas > Aprovação > Cadastro de Aprovação Fluxo/Perfil. É exibida a tela de busca que no primeiro momento não trará registros, pois os cadastros ainda não foram realizados. Clique em Cancela para acessar a tela de cadastro.




Ao cancelar, o sistema exibe a tela para cadastro de aprovação.




Descrição dos campos:


Aprovação: permite selecionar as aprovações cadastradas.

 

Origem: permite selecionar a descrição dos sistemas de origem. Por padrão, a opção Todas estará selecionada e o campo estará desabilitado para seleção. 


Filial: apresentará as filiais do Group Shopping. 


Considerar todas as filiais: com este checkbox marcado o sistema considerará a regra cadastrada para todas as filais do Group Shopping.


Tipo: permite selecionar as opções Perfil ou Fluxo. Caso a opção Perfil esteja marcada será habilitado ao lado direito o campo Qtde de Assinaturas.


Se o campo Qtde de Assinaturas não for preenchido: o sistema considerará que todos os usuários que detenham um perfil pré-determinado no nível tenham que aprovar um pagamento.


Se o campo Qtde de Assinaturas for preenchido: o sistema considerará um número mínimo de aprovações (estipulada pelo usuário). Exemplo: João, Marcos e Maria possuem o mesmo perfil de acesso (Gestor Financeiro). Foi definido pelo usuário que serão necessárias 2 assinaturas para este perfil. Marcos e Maria aprovando um título, João não tem necessidade de aprovar.


Quantidade de assinaturas: quantidade de assinaturas necessárias para uma aprovação. 


Limite inferior: neste campo será informado o limite inicial do valor da aprovação cadastrada. Exemplo: R$ 1.000,00. 


Limite superior: neste campo será informado o limite superior do valor da aprovação cadastrada. Exemplo: R$ 100.000,00. 


Grade esquerda:


Com a opção Perfil selecionada, apresentará os perfis de acesso dos usuários que estão atrelados com a aprovação. Exemplo: Gerente Financeiro, Gerente Comercial. 


Com a opção Fluxo selecionada, apresentará os usuários. Exemplo: Marcos, João e Maria. Somente serão apresentados usuários que contenham acesso ao módulo Group Shopping.


Grade direita: exibirá a montagem das fórmulas definidas.


Regras:

 

Não poderá existir mais de um cadastro do mesmo nível com valores convergentes na mesma filial e origem de despesa. 

Grades: 


Se o usuário selecionar (com duplo clique) um item da grade da esquerda, automaticamente o item será adicionado para a grade da direita. 


Na grade da direta somente será possível a utilização dos caracteres [ + ( ) E OU ] através dos respectivos botões da tela. 


Para cadastrar um fluxo clique em Novo e selecione a Aprovação. Nesse momento, os perfis cadastrados no nível da aprovação selecionada serão carregados na grade esquerda da tela.




Selecione o tipo (Perfil ou Fluxo). Lembrando que caso seja selecionado o tipo Perfil poderá ser informado o número de assinaturas necessárias para aprovação da conta a pagar. Caso o sistema seja multi-filiais, a regra poderá ser aplicada para todas as filiais marcando o parâmetro Considerar Regra para todas as filiais ou apenas para a filial logada (parâmetro desmarcado). 


Informe as Limitantes - limite inferior e superior de valores para a regra de aprovação. Para selecionar o perfil ou usuário que irá compor a regra dê um duplo clique sobre a linha desejada na grade localizada a esquerda da tela.




Clique nos botões para inserir os operadores que devem compor a fórmula a ser criada para a regra.



Por definição, os operadores E e OU não poderão ser utilizados simultaneamente quando o tipo selecionado for Perfil.


Após montar a regra, a fórmula deverá ser validada através do botão . Se a validação da fórmula não for feita ou a fórmula estiver inválida, o botão para gravação não ficará disponível. 


Cadastro de Aprovação Fluxo/Perfil 


Feita a definição dos fluxos de aprovação, as contas a pagar que têm seus valores compreendidos entre os limites definidos nas regras, só ficarão disponíveis para baixa após a aprovação dos respectivos perfis envolvidos no processo. 


Para isso, siga os passos definidos a seguir: 


No módulo de Contas a Pagar acesse o menu Tabelas > Aprovação > Aprovação de Contas. A tela será apresentada com o filtro de contas Aguardando Aprov. selecionado.




Descrição dos campos:

Filial: permite filtrar as filiais que o usuário logado tem acesso. 


Considerar todas as filiais: caso essa opção esteja marcada, na pesquisa serão consideradas todas as filiais a que o usuário tem acesso. 


Dt Venc.: permite informar um período de vencimento para filtrar as contas a pagar. 


Mês Ref.: permite filtrar as contas por mês de referência. 


CNPJ Fornecedor: apresenta o CNPJ do fornecedor selecionado na tela. 


Cód For.: permite preencher o campo de fornecedor informando seu código. 


Filtros com as situações possíveis para as contas a pagar:


Aguardando aprovação: contas a serem aprovadas ou rejeitas pelo usuário logado no sistema. 


Aprovadas: contas que já foram aprovadas, seja pelo usuário logado ou pelo usuário responsável pela aprovação. 


Rejeitadas: contas que já foram rejeitas, seja pelo usuário logado ou pelo usuário responsável pela aprovação.


Todos os níveis: caso essa opção esteja marcada será possível visualizar títulos pendentes que estão em outras alçadas.


Ao clicar em Filtrar serão apresentadas as contas de acordo com os filtros selecionados. Somente poderão ser aprovadas ou rejeitas as contas com situação Aguardando Aprov. Para outras situações os botões Autorizar PagamentoRejeitar Pagamento ficarão desabilitados.





Se o usuário clicar duas vezes sobre a despesa, na grade da tela de aprovações, será aberta uma nova tela que apresentará os dados da despesa, bem como seu status de aprovação.




Status:


OK: quando todos de determinado nível já aprovaram ou rejeitaram uma despesa. 

Pendente: quando um nível ainda não foi regularizado por todos os usuários do nível.


Relatórios 


Para permitir melhor controle e acompanhamento das aprovações de alçadas, foram criados relatórios no sistema. 


No módulo de Relatórios acesse o menu Despesas > Fluxo de Aprovação. Estão disponíveis os modelos SintéticoAnalítico.





O modelo Sintético apresenta todas as contas a pagar, de acordo com os filtros selecionados, independentemente dos status em que se encontram.




No modelo Analítico serão apresentadas somente contas com status OK ou Rejeitada.


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