Aprovação Alçada de Despesas  

   

Através do Group Shopping é possível realizar a aprovação por alçada de despesas nas rotinas de contas a pagar. Essa funcionalidade tem o objetivo de garantir total controle e conferência nas despesas a pagar. 

  

Configurações necessárias:  

 

Acesse o menu  Arquivo > Configuração do sistema > aba Despesas . 

 

Marque o parâmetro  Utiliza aprovação de alçada . Ao marcar o parâmetro, o sistema emitirá um alerta informando que deve ser definida a data de início da aprovação. A partir da data informada no campo ao lado do parâmetro, todas as contas que forem lançadas no sistema deverão passar pelo processo de aprovação de alçada. 

 

Informe a data desejada e clique no botão  OK . 

 

 

Com a opção habilitada, o sistema disponibiliza as opções para configuração do envio de e-mail aos aprovadores. Os botões  Config. Email e  Modelo Email darão acesso às telas para que sejam realizadas as configurações necessárias.  

 

Para orientações do processo de configuração, acesse o conteúdo  ENVIO DE E-MAILS APROVAÇÃO DE DESPESAS .  

   

Quando o usuário realizar um lançamento de contas a pagar em que seu valor esteja definido nas regras de aprovação de alçada, será enviado um e-mail ao(s) usuário(s) aprovador(es) informando sobre a pendência de aprovação. Para que esse e-mail seja enviado é necessário que no cadastro de usuários seja informado o e-mail para todos os usuários que farão parte do processo de aprovação.   

 

Acesse o menu  Arquivo > Usuários > Cadastros . 

 

Selecione o usuário e preencha o campo  E-mail . 

  

  

   

Configuração do Grupos de Acesso : 

Acesse o menu A rquivo > Usuários > Cadastro . Selecione um usuário e clique no botão Grupos de Acesso . 

   

  

Selecione o Grupo de Acesso desejada e deixe habilitado o menu de  Aprovação . Para os grupos de acesso que não possuem permissão para configurar a aprovação, deixe desabilitado. 

 

  

   

Configuração do Cadastro de Usuários:  

   

Acesse o menu  Arquivo > Usuários > Cadastro . Selecione o usuário desejado e na aba  Permissões , marque o parâmetro  Permitido autorizar pagamentos (Modelo Novo ). 

  

  

Cadastro de Níveis:  

  

A próxima etapa do processo é a configuração da regra de aprovação.  

 

Primeiro configure quantos níveis de aprovação serão utilizados. Por padrão o sistema já exibe 10 níveis de aprovação. Deixe habilitado a quantidade de níveis que será utilizado. 

  

Exemplo 1 : após a geração do lançamento de contas a pagar pelo analista financeiro, será necessário a aprovação do supervisor  E gerente. Habilite os níveis 1 e 2. 

  

Exemplo 2: após a geração do lançamento de contas a pagar pelo analista financeiro, será necessário a aprovação do supervisor  OU gerente. Habilite apenas o nível 1. 

  

Acesse o  menu Cadastros > Aprovação > Cadastro de Nível e selecione um nível através do binóculo. 

  

   

   

Cadastro de Níveis de Aprovação:  

  

Após configurado os níveis é necessário indicar quais os perfis de acesso fazem parte de cada nível. 

  

Acesse o menu  Cadastros > Aprovação > Nível de Aprovação  e clique no botão  Novo . 

 

No campo  Nível ,   selecione o Nível a ser configurado. 

 

No campo  Descrição ,   informe o nome Nível de Aprovação. 

 

No campo  Perfil de Acesso , selecione o(s) perfil(s) que poderão realizar a aprovação de contas a pagar para o nível selecionado. 

  

  

Importante:  

   

1. Se o cadastro estiver atrelado a algum processo de aprovação de alçada, o nível e os perfis de acesso não poderão ser alterados ou excluídos. 
    
2. Um ou mais perfis de acesso poderão ser adicionados em um mesmo nível. 
    
3. Não é obrigatório atrelar o nível a um perfil de acesso. 
   

  

   

Cadastro de Aprovação Fluxo/Perfil:  

  

O próximo passo é a configuração do fluxo/perfil de aprovação. 

  

Acesse o menu  Cadastros > Aprovação > Cadastro de Aprovação Fluxo/Perfil . O sistema exibira a tela de busca sem qualquer registro, pois os cadastros ainda não foram realizados.  

 

Clique no botão  Cancela para ter acesso à tela de cadastro. 

  

  

  

Clique no botão  Novo . 

 

Marque a opção  Despesas  no campo  Aplicável a . 

 

Preencha os demais campos e clique no botão  Gravar . 

  

 

Campos disponíveis para o preenchimento: 

  

Aprovação:  permite selecionar o nível de aprovação criado no passo anterior. 

   

Origem:  permite selecionar a descrição dos sistemas de origem. Por padrão, a opção  Todas  estará selecionada e o campo estará desabilitado para seleção. 

   

Filial:  apresentará as filiais do Group Shopping. 

Considerar todas as filiais:  com essa opção habilitada o sistema considerará a regra cadastrada para todas as filais do Group Shopping. 

   

Tipo:  permite selecionar as opções  Perfil  ou  Fluxo . Caso a opção  Perfil  esteja marcada será habilitado ao lado direito, o campo  Qtde de Assinaturas . 

Quantidade de assinaturas:  quantidade de assinaturas necessárias para uma aprovação. 

Se o campo  Qtde de Assinaturas  não for preenchido: 
 

1. O sistema considerará que todos os usuários que detenham um perfil pré-determinado no nível tenham que aprovar um pagamento. 
    

Se o campo  Qtde de Assinaturas  for preenchido: 

1. O sistema  considerará um número mínimo de aprovações (estipulada pelo usuário).  
   Exemplo:  João, Marcos e Maria tem o mesmo perfil de acesso de Gestor Financeiro. Foi definido pelo usuário que serão necessárias 2 assinaturas para este perfil. Caso Marcos e Maria aprovem um título não será necessária a aprovação de João. 

 Limite inferior:  neste campo será informado o limite inicial do valor da aprovação cadastrada. Exemplo: R$ 1.000,00. 

   

Limite superior:  neste campo será informado o limite superior do valor da aprovação cadastrada. Exemplo: R$ 100.000,00. 

Natureza das Despesas:  caso utilize Natureza das Despesas ao lançar o contas a pagar, é possível configurar regras de alçada de aprovação por naturezas de despesas. 

Replicar Regra para Outras Filiais:  permite replicar a regra cadastrada para filiais a serem selecionadas ao clicar no botão. 

Grade Esquerda:  apresenta o grupo de acesso ou usuários de acordo com a configuração realizada. 

   

Com a opção  Perfil  selecionada, o sistema apresentará os perfis de acesso dos usuários que poderão ser utilizados na aprovação.  

 

  

Com a opção  Fluxo  selecionada, o sistema apresentará os usuários cadastros no sistema. 

  

  

Grade da direita:  exibirá a montagem das fórmulas definidas. 

BOTÕES: 

  

Exemplo de configuração:  

  

Exemplo 1 : após o lançamento de despesa pelo analista financeiro, será necessário a aprovação do supervisor (usuário João)  E gerente (usuário Maria).  

  

  

Exemplo 2: após o lançamento de despesa pelo analista financeiro, será necessário a aprovação do supervisor (usuário João)  OU gerente (usuário Maria). 

  

  

Importante: após montar a regra, a fórmula deverá ser validada através do botão  . 

Se a validação da fórmula não for realizada ou a fórmula estiver inválida, o botão para gravação não ficará disponível. 

  

   

Procedimento para Aprovação de Contas a Pagar:  

  

Acesse o menu  Contas a Pagar > Editar > Aprovação > Aprovação de Contas . 

  

A tela será exibida com o filtro  Aguardando pré-aprovação  marcado. 

   

   

Campos disponíveis para filtros:  

   

   

Filial: permite filtrar as filiais que o usuário logado tem acesso. 

  

Considerar todas as filiais: com essa opção marcada, na pesquisa serão consideradas todas as filiais que o usuário tem acesso. 

  

Cód. For:  permite selecionar o fornecedor dos lançamentos. 

   

Dt Venc.: permite informar um período de vencimento para filtrar os acordos. 

  

Mês Ref.: permite filtrar os acordos por mês de referência. 

   

Valor:  utilizado para digitar um valor para localizar lançamentos. 

   

Categoria:  permite selecionar a categoria do lançamento. 

   

Centro de Custo:  permite selecionar o centro de custo do lançamento. 

   

ID Despesa:  permite localizar digitando o código do lançamento. 

   

Sistema Origem:  permite filtrar lançamentos importados de um determinado sistema integrado. 

   

N° Nota Fiscal:  permite localizar o lançamento pelo número da nota fiscal. 

   

Empenho:  permite buscar lançamento com empenho ou sem empenho. Por padrão, busca ambos os tipos. 

   

N° Empenho:  permite localizar o lançamento pelo número do empenho. Esse número é gerado ao criar o lançamento no sistema. 

   

Natureza de Despesa:  permite localizar o lançamento pela natureza financeira de despesa. 

   

   

Empreendedor:  permite selecionar o empreendedor para localizar os lançamentos vinculados a ele. 

   

Filtros com as situações possíveis para as contas a pagar:  

  

  

Aguardando aprovação: contas a serem aprovadas ou rejeitadas pelo usuário logado no sistema. 

  

Aprovadas: contas que já foram aprovadas, seja pelo usuário logado ou pelo usuário responsável pela aprovação. 

  

Rejeitadas: contas que já foram rejeitadas, seja pelo usuário logado ou pelo usuário responsável pela aprovação. 

  

Todos os níveis: com essa opção marcada é possível visualizar os títulos de todas situações de alçadas. 

  

Ao clicar no botão  Filtrar serão apresentadas as contas de acordo com os filtros selecionados. Somente poderão ser aprovadas ou rejeitadas as contas com situação  Aguardando Aprov .  

 

Para outras situações, os botões  Autorizar Pagamento  e  Rejeitar Pagamento ficarão desabilitados. 

 

Após selecionar os lançamentos, clique no botão  Autoriza Pagamento ou  Rejeitar Pagamento .  

  

  

Importante:  é necessário que apenas um aprovador ou um perfil de um nível rejeite o pagamento da conta para que o processo seja interrompido e a conta a pagar tenha sua situação alterada para  cancelada . Sendo assim, para que a conta passe pelo processo de alçada novamente é necessário criar uma nova conta a pagar no sistema.  

  

Caso o lançamento seja rejeitado, é apresentado a tela para informar a justificativa. 

  

  

  

Descrição dos campos na tela:  

  

Sel: marcação para selecionar o registro para posterior aprovação e/ou veto.  

  

N° NF:  número da NF do lançamento. 

  

Fornecedor: nome fantasia do fornecedor. 

  

CPF/CNPJ:  CPF/CNPJ do fornecedor. 

  

Mês Ref.:  mês referência do lançamento. 

  

Data Vencimento: data de vencimento do lançamento. 

  

Valor Lcto: valor do lançamento. 

  

Valor Imposto: valor do imposto do lançamento, caso tenha. 

  

Valor Ret. Cont:  valor total de retenções contratuais vinculadas ao lançamento, caso tenha. 

  

Empreendedor:  apresenta o empreendedor vinculado ao lançamento, caso tenha. 

  

Sistema Origem:  nome do sistema que o lançamento foi criado. 

  

Usuário: usuário que criou o registro. 

  

Saldo Orç. Mensal:  saldo disponível do orçamento mensal realizado no módulo Orçamento. 

  

Saldo Orç. Anual:  saldo disponível do orçamento anual realizado no módulo Orçamento. 

  

GED: ícone indicativo do GED com um botão para o usuário clicar e ver o documento vinculado ao lançamento. 

  

Clicando duas vezes sobre a despesa, na grade da tela de aprovações, abrirá uma nova tela que apresentará: 

  

1. Dados da despesa  
   

  

  

1. Dados de Orçamento  
   

  

  

1. Status da Aprovação  
   

  

OK : quando todos de determinado nível já aprovaram ou rejeitaram uma despesa. 
 

Pendente : quando um nível ainda não foi regularizado por todos os usuários do nível. 

  

  

  

   

Relatórios  

Acesse o menu Relatórios >  Despesas > Fluxo de Aprovação .  

 

 

Campos disponíveis para filtros:  

Data:  utilizado para filtrar por tipo de data e período. 

Categoria:  utilizado para informar a categoria do lançamento. 

Aprovador:  utilizado para filtrar um usuário aprovador específico. 

Criador:  utilizado para filtrar um usuário criador específico. 

Cód For:  utilizado para filtrar um fornecedor. 

Valor:  utilizado para filtrar por valor. 

Nat. Desp:  utilizado para filtrar por natureza de despesa específica. 

Modelo:  selecione o modelo sintético ou analítico. 

Detalhar Perfil:  exibe no relatório todos os usuários que pertencem ao perfil. 

Exibir Lançamentos Declinados:  exibe os lançamentos que foram rejeitados. 

Exibir Observação Alçada:  exibe a justifica dos lançamentos rejeitados.