Através do  Group Shopping é possível realizar a aprovação de despesas, visando garantir que o lançamento da nota fiscal (despesa) esteja corretamente associado às classes de contas e que contenha as retenções corretas de impostos. 

   

Procedimento de configuração da Pré-aprovação:  

  

Acesse o menu  Arquivo > Configuração do sistema > aba Cheques/Pgto .  

 

Marque o parâmetro  Utiliza pré-aprovação de contas a pagar . 

  

  

Ao marcar o parâmetro o sistema solicitará a data de início de inserção das contas no processo de pré-aprovação. Preencha a data e clique no botão  OK .  

  

  

Após a gravação todos os lançamentos com data de vencimento igual ou superior à data informada e as contas criadas após a habilitação do parâmetro, serão inseridas no processo de pré-aprovação. 

  

  

Procedimento de configuração do usuário para Pré-aprovação:  

   

É necessário habilitar a permissão de pré-aprovação para os usuários que serão os responsáveis por esse processo.  

  

Acesse o menu  Arquivo > Usuários > Cadastro . 

Selecione o usuário desejado e acesse a guia  Permissões .  

Na seção  Contas a Pagar marque o parâmetro  Permite pré-aprovar lançamentos de despesas . 

  

Caso seja necessário desmarcar a opção acima, tendo registros pendentes de pré-aprovação, o sistema validará e não permitirá que a configuração seja desmarcada.

Caso não existam contas aguardando PRÉ-APROVAÇÃO, o sistema permitirá desmarcar a opção e desmarcará também todos os usuários que estão com a opção  Permite pré-aprovar lançamentos de despesas marcada. 

  

Procedimento para realizar a Pré-aprovação:  

   

Acesse o menu  Contas a Pagar > Editar > Aprovação > Pré-aprovação de Contas . 

A tela será apresentada com o filtro  Aguardando pré-aprovação . 

   

Campos disponíveis para filtros:  

   

   

Filial: permite filtrar as filiais que o usuário logado tem acesso. 

  

Considerar todas as filiais: com essa opção marcada, na pesquisa serão consideradas todas as filiais a que o usuário tem acesso. 

  

Cód. For:  permite selecionar o fornecedor dos lançamentos. 

   

Dt Venc.: permite informar um período de vencimento para filtrar os acordos. 

  

Mês Ref.: permite filtrar os acordos por mês de referência. 

   

Valor:  utilizado para digitar um valor para localizar lançamentos. 

   

Categoria:  permite selecionar a categoria do lançamento. 

   

Centro de Custo:  permite selecionar o centro de custo do lançamento. 

   

ID Despesa:  permite localizar digitando o código do lançamento. 

   

Sistema Origem:  permite filtrar lançamentos importados de um determinado sistema integrado. 

   

N° Nota Fiscal:  permite localizar o lançamento pelo número da Nota Fiscal. 

   

Empenho:  permite buscar lançamento com empenho ou sem empenho. Por padrão busca ambos os 2 tipos. 

   

N° Empenho:  permite localizar o lançamento pelo número do empenho que é gerado ao criar o lançamento no sistema. 

   

Natureza de Despesa:  permite localizar o lançamento pela natureza financeira de despesa. 

   

Empreendedor:  permite selecionar o empreendedor para localizar os lançamentos vinculados a ele. 

       

Filtros com as situações possíveis para pré-aprovação: 

  

  

Aguardando pré-aprovação: contas a serem pré-aprovadas ou rejeitas pelo usuário. 

  

Pré-aprovadas: contas que já foram pré-aprovadas. 

  

Declinadas: contas que já foram declinadas. 

  

Todas: como essa opção marcada é apresentado todos os tipos de situações. 

  

Ao clicar no botão  Filtrar , são apresentados os lançamentos de contas a pagar obedecendo os filtros selecionados.  

  

Só poderão ser  pré-aprovados  ou  declinado  os lançamentos com a situação  Aguardando pré-aprovação .  

  

Para outras situações, os botões  Pré-aprovar e  Declinar ficarão desabilitados.  

  

Após selecionar os lançamentos, clique no botão  Pré-aprovar ou  Declinar . 

  

DESCRIÇÃO DOS CAMPOS DA TELA:  

  

Sel: marcação para selecionar o registro para posterior aprovação e/ou veto.  

  

N° NF:  número da NF do lançamento. 

  

Fornecedor: nome fantasia do fornecedor. 

  

CPF/CNPJ:  CPF/CNPJ do fornecedor. 

  

Mês Ref.:  mês referência do lançamento. 

  

Data Vencimento: data de vencimento do lançamento. 

  

Valor Lcto: valor do lançamento. 

  

Valor Imposto: valor do imposto do lançamento, caso tenha. 

  

Valor Ret. Cont:  valor total de retenções contratuais vinculadas ao lançamento, caso tenha. 

  

Empreendedor:  apresenta o empreendedor vinculado ao lançamento, caso tenha. 

  

Sistema Origem:  nome do sistema que o lançamento foi criado. 

  

Usuário: usuário que criou o registro. 

  

Saldo Orç. Mensal:  saldo disponível do orçamento mensal realizado no módulo Orçamento. 

  

Saldo Orç. Anual:  saldo disponível do orçamento anual realizado no módulo Orçamento. 

  

GED: ícone indicativo do GED com um botão para o usuário clicar e ver o documento vinculado ao lançamento. 

  

Ao clicar duas vezes em uma linha da grade será aberta a tela  Alteração de Contas a Pagar . 

É possível editar as informações do lançamento caso necessário. Após a edição, clique no botão Gravar . 

  

Caso o lançamento seja declinado, é apresentado a tela para informar a justifica. Os lançamentos declinados são excluídos do sistema não sendo apresentados em relatórios e consultas de lançamentos. Somente na tela de pré aprovação situação declinada. 

  

  

  

Importante:   

   

Enquanto o lançamento não estiver aprovado não será permitida aprovação de alçada (caso esteja configurada), baixa, emissão de cheques e exportação do lançamento para a  Group Borderô . 

É importante ressaltar que a pré-aprovação de despesas é independe da aprovação de alçada, podendo ser utilizada mesmo que não tenha regras de aprovação cadastradas.  

Relatório Pré-aprovação de lançamentos financeiros:  

   

Importante:  somente usuários com permissão para pré-aprovar lançamentos terão acesso ao relatório. 

 

Acesse o menu R elatórios > Despesas > Pré-Aprovação de Lançamentos . 

Filtro por ser realizado por fornecedor, vencimento ou valor. 

   

  

  

DESCRIÇÃO DAS COLUNAS DO RELATÓRIO:  

 

N° NF:  número da NF do lançamento. 

  

Fornecedor: nome fantasia do fornecedor.  

  

Valor Lcto: valor do lançamento.  

  

Valor Imposto: valor do imposto do lançamento, caso tenha. 

  

Usuário Criador: nome do usuário que criou o lançamento.  

  

Usuário Pré-aprovador : nome do usuário responsável pela pré-aprovação.  

  

Status Pré-aprovação: Aprovado ou Declinado (de acordo com status do lançamento). 

  

Justifica:  em casos de declínio, demonstra a justificativa preenchida pelo usuário responsável pela pré-aprovação.